ЕФС-1: Как правильно заполнить и сдать отчетность в 2024 году

Задумывались ли вы, насколько правильно вы заполняете форму ЕФС-1? Ежегодно организации сталкиваются с трудностями при подготовке и сдаче этой отчетности, что приводит к штрафам и начислению пеней. В 2024 году вступили в силу изменения в форме и порядке заполнения ЕФС-1, что делает задачу еще более сложной. Ключевым моментом является своевременная и корректная подача сведений о трудовой деятельности работников.

⚠️ Внимание! Информация носит ознакомительный характер и не является финансовой консультацией. Перед принятием решений рекомендуется самостоятельно изучить условия и проконсультироваться со специалистом.

Что такое ЕФС-1: Единый форма отчетности сведений о трудовой деятельности и страховом стаже работников. Она содержит информацию о приеме, увольнении, перемещениях, отпусках, больничных листах и других важных событиях в трудовой жизни сотрудника. Форма необходима для формирования индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц в Социальном фонде России (СФР).

Кто должен сдавать ЕФС-1: Отчетность обязательна для всех работодателей, включая организации и индивидуальных предпринимателей, у которых есть наемные работники. К ним относятся:

1. Организации всех форм собственности.
2. Индивидуальные предприниматели.
3. Работодатели, применяющие упрощенную систему налогообложения.
4. Работодатели, имеющие филиалы и представительства.
5. Государственные и муниципальные учреждения.
6. Некоммерческие организации.
7. Страховые организации.
8. Другие юридические лица, имеющие наемных работников.

Категории работников, по которым необходимо сдавать ЕФС-1:

1. Работники, заключившие трудовой договор.
2. Работники, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам (ГПХ), если работодатель является страхователем.
3. Иностранные граждане и лица без гражданства, работающие на территории РФ.
4. Работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком.
5. Работники, проходящие военную службу по призыву.
6. Работники, выполняющие работы на вредных и опасных производствах.
7. Работники, которым установлены районные коэффициенты и надбавки.

Сроки подачи ЕФС-1: Сроки подачи отчетности зависят от события, о котором сообщается. Основные сроки:

1. По новым сотрудникам: в течение 30 календарных дней со дня приема на работу.
2. По уволенным сотрудникам: в течение 30 календарных дней со дня увольнения.
3. По изменениям в трудовой деятельности (перевод, изменение условий труда и т.д.): в течение 30 календарных дней со дня изменения.
4. Ежеквартальная отчетность: до 27 апреля, 27 июля и 27 октября года, следующего за отчетным.
5. Годовая отчетность: до 27 января года, следующего за отчетным.

Несвоевременная подача отчетности влечет за собой административную ответственность в виде штрафов. Согласно КоАП РФ, штрафы могут достигать 5 000 рублей за каждого сотрудника, по которому не представлена отчетность.

Подготовка к заполнению: Для корректного заполнения ЕФС-1 необходимо подготовить следующие данные:

1. Персональные данные работников (ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные).
2. Сведения о трудовом договоре (номер, дата заключения, должность, размер заработной платы).
3. Сведения о периодах работы (дата приема, дата увольнения, дата начала и окончания отпуска, больничного листа и т.д.).
4. Сведения о страховом стаже.
5. Сведения о выплаченных доходах и удержанных налогах.
6. Сведения о районных коэффициентах и надбавках.

Где взять данные: Кадровая документация (трудовые договоры, приказы о приеме, увольнении, переводе, отпусках, больничных листах), расчетные ведомости, личные карточки работников (форма Т-2), сведения о страховом стаже (выписка из индивидуального лицевого счета).

Пошаговая инструкция по заполнению:

1. Титульный лист: Укажите наименование организации, ИНН, КПП, отчетный период, код формы.
2. Раздел 1: Заполните сведения о работодателе.
3. Раздел 2: Заполните сведения о работниках.
4. Подраздел 1.1: Сведения о приеме на работу.
5. Подраздел 1.2: Сведения об увольнении.
6. Подраздел 1.3: Сведения о переводах на другую работу.
7. Подраздел 1.4: Сведения об отпусках.
8. Подраздел 1.5: Сведения о больничных листах.
9. Подраздел 1.6: Сведения о других периодах, засчитываемых в страховой стаж.
10. Подраздел 2.1: Сведения о страховом стаже.



11. Подраздел 2.2: Сведения о суммах страховых взносов.
12. Подраздел 2.3: Сведения о суммах выплат и иных доходов.

Типичные ошибки при заполнении:

• Неправильное указание СНИЛС работника.
• Ошибки в датах приема, увольнения, отпуска, больничного листа.
• Неправильное указание размера заработной платы.
• Некорректное заполнение подраздела 2.1 (сведения о страховом стаже).
• Отсутствие необходимых сведений.
• Несоблюдение сроков подачи отчетности.
• Использование устаревшей формы.
• Неправильное указание кода вида трудового договора.
• Ошибки в кодах видов застрахованных лиц.

Исправление ошибок в ЕФС-1: Ошибки в ЕФС-1 можно исправить путем подачи уточненной отчетности. Срок подачи уточненной отчетности не ограничен, но рекомендуется исправить ошибки как можно скорее, чтобы избежать штрафов. Порядок подачи уточненной отчетности:

1. Заполните новую форму ЕФС-1 с исправленными данными.
2. В титульном листе укажите, что это уточненная отчетность.
3. Подайте уточненную отчетность в СФР в электронном виде.

Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ):

• Вопрос: Как узнать свой код вида экономической деятельности (ОКЭД)?
• Ответ: Код ОКЭД можно узнать в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
• Вопрос: Что делать, если у работника нет СНИЛС?
• Ответ: Необходимо обратиться в СФР для присвоения СНИЛС.
• Вопрос: Как заполнить ЕФС-1, если работник работает по совместительству?
• Ответ: Необходимо указать сведения о работе по совместительству в соответствующем подразделе.
• Вопрос: Можно ли подать ЕФС-1 в бумажном виде?
• Ответ: Нет, подача ЕФС-1 осуществляется только в электронном виде.
• Вопрос: Какие программы можно использовать для заполнения ЕФС-1?
• Ответ: Можно использовать программы, разработанные СФР, или сторонние программы, сертифицированные ФНС.
• Вопрос: Что делать, если я допустил ошибку в уже поданной отчетности?
• Ответ: Необходимо подать уточненную отчетность.

Я, как специалист по кадровому делопроизводству, рекомендую внимательно изучить все требования к заполнению ЕФС-1 и своевременно подавать отчетность, чтобы избежать штрафов и начислений пеней. В моей практике было несколько случаев, когда организации получали штрафы из-за незначительных ошибок в ЕФС-1. Помните, что правильное заполнение ЕФС-1 – это залог вашей финансовой стабильности и спокойствия.

Таблица 1. Сроки подачи ЕФС-1

Таблица 2. Перечень ошибок и способы их исправления

Таблица 3. Список необходимых документов